Menu
Pracovní docházka – evidence, formulář, vzor výkazu práce

Pracovní docházka – evidence, formulář, vzor výkazu práce

4 minuty čtení

Pracovní docházka a pracovní doba se často zaměňují, každý výraz však znamená něco trochu jiného. Jak je to s evidencí pracovní doby a proč se musí archivovat?

Pojem pracovní docházka není stanoven v zákoníku práce, na rozdíl od pojmu pracovní doba, který definuje § 78. Zaměstnavatelé mají od roku 2012 povinnost zajistit evidenci pracovní doby zaměstnance v pracovním poměru i mimo pracovní poměr (DPP a DPČ).

Zaznamenávání potřebných údajů zaměstnavatelům usnadní elektronická evidence docházky v Excelu, popř. vzor výkazu práce.

Evidence docházky, evidence odpracované doby i fond pracovní doby spadají do oblasti firemní personalistiky. Díky tomu lze vypočítat přesnou mzdu nebo příplatek za noční směnu.

Definice pojmů

Pracovní docházka = říká nám, který den byl zaměstnanec na pracovišti, zda měl dovolenou nebo byl např. u lékaře.

Pracovní doba = vyznačuje přesnou dobu začátku a konce výkonu práce, práci přesčas, noční práci a pracovní pohotovost.

Zkrácený úvazek = zaměstnání na méně než standardních 40 hdoin týdně.

Evidence pracovní doby vs. evidence docházky

Podle § 96 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen evidovat pracovní dobu. Není však řečeno, jakým způsobem se má evidence pracovní doby zpracovávat, nebo jak má formulář pracovní docházky vypadat. Důležité je, aby výkaz práce zaměstnance obsahoval doložitelné údaje o přítomnosti pracujícího.

Zaměstnanec tuto povinnost nemá, ovšem aby taková evidence fungovala, je zapotřebí součinnost obou stran.

Pro evidenci pracovní docházky lze využít vzor výkazu práce. Pro záznamy v elektronické podobě je pak vhodná např. evidence docházky v Excelu.

Výkaz práce – vzor ke stažení

Nabízí se řada možností, jak evidovat docházku zaměstnance – od papírových knih docházky, přes vstupní čipové karty a automatizovanou evidenci až ke čtečkám otisků prstů. Zpravidla zaměstnanci vyplňují pracovní výkaz.

Výkaz práce – vzor ke stažení je k dispozici například na internetové stránce formulare-ke-stazeni.cz. Pro snadné zaznamenávání počtu odpracovaných hodin včetně přesčasů lze využít také šablonu evidence docházky (Excel), kterou si lze stáhnout níže v tomto článku.

Někdy zaměstnanci nechtějí ručně vypisovat veškeré náležitosti. Navíc je potřeba mít takovou docházku podepsanou nadřízeným. Může pomoci např. elektronický zápis.

TIP: Na internetu je k dohledání velké množství vzorů ke stažení zdarma. Inspirovat se člověk může z šablon životopisů, smluv i jiných formálních dokumentů.

Elektronická evidence docházky – Excel

Šablony a vzory elektronického formuláře pracovní docházky a evidence práce jsou ke stažení zdarma viz např. vzor evidence pracovní docházky níže:

Existuje i řada aplikací, které mají přednastavený formulář pracovní docházky, a které zahrnují různé vychytávky pro uživatele. Tato aplikace nabízí svou službu na vyzkoušení zdarma.

K evidenci pracovní docházky je zapotřebí součinnost zaměstnavatele i zaměstnance.

Některé firmy jdou technologicky dál, než je elektronická evidence docházky. Kromě historických „píchaček“ v moderním podání čipových karet dnes používají třeba čtečku otisku prstů.

Zde je nutné, aby bral zaměstnavatel ohled na ochranu osobních údajů. A kdo ví, vzhledem k současným pokrokům se možná zanedlouho dočkáme i možnosti evidence docházky skrze implantované čipy.

Proč se eviduje

Evidence pracovní doby musí být prokazatelná. Chrání právo zaměstnance např. na příplatek za práci přesčas, hraje však roli také v případě kontroly ze strany inspekce práce.

Kontrola může skrze formulář pracovní docházky zjistit, zda byl zaměstnanec správně odměňován či zda byly dodrženy limity pracovní doby, práce přesčas nebo zda byly dodržovány povinné přestávky v práci, třeba například povinné přestávky v práci při 12 hodinové směně.

Pokud zaměstnavatel docházku neeviduje, hrozí mu pokuta až 400 000 Kč. Evidence pracovní doby se ze zákona musí archivovat. Zákon ovšem neukládá délku archivace ani povinnost archivovat propustky k lékařům či žádosti o dovolenou.

TIP: Každý zaměstnanec má také nárok na neplacené volno v práci. Zákon určuje několik situací, ve kterých je zaměstnavatel povinen neplacené volno poskytnout. Jedním z nich je doprovod sourozence do nemocnice. Pokud by se jednalo o rodiče nebo manžela, dostane zaměstnanec propustku k lékaři jako doprovod.

Ideálním řešením pro zaměstnavatele je elektronická evidence docházky v Excelu, která archivaci usnadní, popř. vzor výkazu práce, který je ke stažení výše.

Může se stát, že se zaměstnanec dostane do konfliktu se zaměstnavatelem, který mu nechce proplatit práci vykonanou za přesčasy, víkendy. Obecně platí, že zaměstnanec v případě neshod může u soudu uplatnit nárok např. na neproplacenou mzdu do 3 let. Tato doba vychází z obecné tříleté promlčecí lhůty dle občanského zákoníku.

Nepříjemné situace ale také mohou nastat například pokud pošle zaměstnanec omluvenku do práce SMSkou. Vždy je na pracovišti nutné vědět, co si zaměstnanec může dovolit. Zaměstnanec by se měl chovat za každé situace profesionálně a být ke svému zaměstnavateli fér.

Poslední aktualizace: 10. 01. 2023